Categories
Uncategorized

Folyamatok? Workflow? Processek? Mi szükség rájuk?

Gyártási folyamatról mindannyian hallottunk már: gyerekkorunkban sokan jártunk csokigyárban vagy más termelőüzemben, ahol áhítattal figyeltük, hogyan válik csokoládévá a kakaómassza, felirattal, színes csomagolással. Nem teszi merevvé a működést, ha minden lépés egy nagyobb láncolat része?

Adam Smith (1992) A nemzetek gazdagsága című 1776-ban megjelent munkája a közgazdaságtan alapművének számít, mely a gazdagság forrását az értelmes és tervezett munkafolyamat értéktermelő képességében, valamint a munkamegosztásban látja. Túlzás nélkül állíthatjuk, hogy a XXI. század elején változatlanul ezek jelentik a kapitalista piacgazdaság alapjait.

„Az egyik ember drótot húz, a másik egyenget, a harmadik szabdal, a negyedik hegyez, az ötödik csúcsot köszörül, hogy ráilleszthessék a fejet. A fejkészítés megint két vagy három különálló művelet. Külön mesterség a fej felillesztése, úgyszintén a kész gombostűk fényesre csiszolása, sőt, még azok papírba csomagolása is.”

Az üzleti folyamat (business process) tevékenységek sorozata, amely végeredménye a profit. A gyártási folyamat is az üzleti folyamat egy része, de beletartozik például a marketing, a sales és a minőségbiztosítás is. A lényeg ugyanaz: előírásokon alapuló, sztenderdizált, megismételhető lépések sorozatáról beszélünk..

Olyannyira magától értetődő dologról van szó, hogy sok vállalkozó nincs is tudatában annak, hogy a cége működése mögött mennyi és mennyi folyamat áll.

A nagyobb üzleti szervezetek működése egyenesen e folyamatokon alapszik. Nem is lehetne ez másként, mivel egyrészt a folyamatoknak személytől függetlennek kell lennie, azaz mindegy, ki áll a gépsornál és ki helyezi el a vállalat logóját a kész termék csomagolására.  Másrészt pedig a nagyvállalatok több országban, nemritkán több kontinensen helyezkednek el, a nagy földrajzi távolságok és gazdasági-kulturális különbségek elvileg nem befolyásolhatják a végtermék minőségét. Ezt pedig a sztenderdizált, vagyis szabványosított  folyamatok biztosítják.

Mi szükség van rájuk?

Rendben van, de a processzek nem inkább túlbonyolítják az életet, mintsem élhetővé teszik? Munkavállalóként sokaknak valószínűleg ez a tapasztalata. A sok előírás, személytelen keret, melyeket ráadásul egy olyan irodában raktak össze, ahol nem számoltak a konkrét munkavállaló személyével, szakértelmével és az előírások betarthatatlanságától való szenvedésével, biztosan megnehezítette az életet. Cserébe azonban lehetővé tette, hogy az adott termék milliószámra elkészüljön, azonos minőségben és – esetünkben ez a legfontosabb – olcsón. Ha tehát valaki a nagyobb cégek mellett is versenyképes vállalkozást akar üzemeltetni, legalábbis számot kell vetnie azzal, hogy léteznek business processek.

A folyamatokra befektetésként érdemes tekinteni: az első időszakban áldozat, hosszú távon viszont a siker garanciája. Lehet, hogy egy csokigyár üzleti folyamatai szabványosíthatók, de az olvasó biznisze különleges, egyedi, ugye? Dehogyis! Egyetlen vállalkozó sem találja fel a spanyol viaszkot. Az üzleti szervezetek soha nem annyira különlegesek, hogy ne lehetne leírni és mindenki számára átláthatóvá, megtanulhatóvá tenni az alapjukat képező folyamatokat.

Az én vállalkozásom egyedi…

De vajon egy szellemi terméket előállító vállalkozás (ügyvédi iroda, dizájncég, építész iroda) eljárásai hogyan szervezhetők folyamatokká? Képzeljünk el egy húsz nyelven dolgozó fordítóirodát. Igazán szellemi termékről van szó, ugye? Minden egyes szöveg egyedi, ráadásul a tulajdonos ismerhet anyanyelvi szinten három nyelvet vagy ötöt, de mind a húszat semmiképpen sem, így kénytelen más fordítókat is alkalmazni. A határidők tartása, a beérkező megrendelések prioritási sorrendje, az adatkezelés, az ügyfelek által fordításra átadott anyagok bizalmas kezelése, a számlaadás – mind olyan eljárások, melyek szabványosíthatók. Egy fordítóiroda üzleti folyamatai is egészen jól leírhatóak és alkalmazhatóak.

Nem teszi merevvé a működést, ha minden lépés egy nagyobb láncolat (workflow) része? De igen, méghozzá akkor, ha nincsen párbeszéd a folyamatot előíró és az azt alkalmazó között. „Aki kitalálta, hogy ezt így kell csinálni, még soha nem mozdult ki az íróasztala mögül, gyártósort aztán tényleg nem látott” – nagyon gyakran hallom ezt a munkavállalói panaszt. A folyamatok akkor válnak az alkotómunka akadályává, ha megmerevednek és nincs mód a szisztematikus felülvizsgálatukra. Ha a döntéshozók – a vállalkozásban például e cikk olvasója – süketek azon kollegák jelzéseire, akik a folyamatok alapján a munkát végzik, vagy azt feltételezik, hogy a munkavállaló a saját kényelmét keresi, s ezért nem akarja a process-előírásokat betartani.

A szépirodalmi alkotás igazán szellemi munka, minden mű egyedi. „Ami engem illet: amit a regényírásról tudok, annak nagy részét abból tanultam, hogy minden reggel futok” – írja Murakami Haruki a Miről beszélek, amikor a futásról beszélek? című könyvében. Az író a kitartást hangsúlyozza, melyet a rendszerszerűség hoz meg: „Amikor megkérdeznek, hogy a tehetség után mi a legfontosabb egy regényíró számára, habozás nélkül az összpontosítás képességét mondom. Ha mindennap odaülünk az asztalhoz, és arra eddzük magunkat, hogy egyetlen feladatra koncentráljunk, a koncentráció és a kitartás magától a sajátunkká válik. (…) Jómagam úgy ítélem meg, hogy regényt írni alapvetően fizikai munka.”

Stephen King (2005) szerint pedig „mire az ember belép az írásra szolgáló helyiségbe, és becsukja maga mögött az ajtót, addigra el kell döntenie, mekkora az aznapi feladat. (…) Azért létezik a napirend – amely minden napra ugyanazt az időszakot jelöli ki, hogy papírra vesse, lemezre írja az ezer szót –, hogy hozzászoktassa magát, készen álljon az álmodásra, mint ahogy hasonló szertartással szokik rá, hogy nagyjából ugyanabban az időben feküdjön le. (…) Minél tovább ragaszkodik ezekhez az alapokhoz, annál könnyebbé válik az írás. Ne várjon a múzsára. Nem varázstábláról, nem is a szellemvilágról beszélünk; ez ugyanolyan szakma, mint a vízvezetékszerelés vagy a kamionvezetés. Az önök dolga, hogy tudassák a múzsával, hol lesznek kilenctől délig, vagy héttől háromig.”

Hivatkozott irodalom

  • KING, Stephen (2005) Az írásról. Európa Kiadó, Budapest.
  • MURAKAMI, Haruki (2019) Miről beszélek, amikor a futásról beszélek? Sztalker Csoport, Budapest.
  • SMITH, Adam (1992) A nemzetek gazdagsága. Közgazdasági és Jogi Könyvkiadó, Budapest.

Megjelent: Mindennapi Pszichológia, 2021. február 23.)